Etika Saat Menyampaikan Presentasi
Dalam dunia pekerjaan akan ada saatnya Anda untuk mempresentasikan hasil kerja Anda pada atasan Anda atau kepada rekan kerja lainnya. Dalam menyampaikan presentasi tentunya ada beberapa etika yang perlu Anda perhatikan agar Anda dapat menyampaikan maksud Anda kepada audiens dengan benar dan audiens pun dapat dengan senang hati mendengar Anda. Berikut beberapa hal yang perlu Anda perhatikan saat menyampaikan presentasi.
- Persiapkan Bahan Presentasi
- Gunakan Pakaian yang Rapi
- Perhatikan Tangan Anda
- Berbicara yang Jelas
- Mendengarkan
Tata cara dan syarat berdiskusi yang baik
- Pengertian Diskusi
- Diskusi adalah bentuk komunikasi dua arah yang merupakan satu bentuk tukar pikiran atau pembicaraan secara teratur dan terarah mengenai suatu masalah.
- Diskusi adalah suatu cara bertukar pikiran yang dilakukan melalui jalan musyawarah.
- Diskusi adalah bertukar pikiran mengenai suatu masalah yang sifatnya actual dan menyankut kepentingan umumdan keputusan yang diambil secarah musyawarah.
- Tujuan Diskusi
- Mendapatkan suatu pengertian tentang perbedaan dan kesamaan pendapat.
- Mengadakan kesepakatan
- Memperoleh keputusan bersama mengenai suatu masalah
- Belajar dari orang lain dari banyak hal
- Menilai pendapat orang lain
- Mengemukakan ide sendiri untuk diuji dan dinilai kebenarannya.
Pihak-pihak yang yang terlibat dalam diskusi
- Moderator : pemimpin diskusi atu pengendali diskusi
- Peserta (audience) : satu kelompok atau dapat dibagi beberapa kelompok
- Peninjau : Penyelenggara atau pembina
- Pengunjung : pemerhati atau hanya sebagai penonton
Syarat-Syarat Moderator yang Baik
- Mengerti aturan diskusI
- Sabar, rendah hati, dan menguasai pendapat setiap pembicara
- Jujur, ramah dan tidak berat sebelah
- Dapat menghidupkan suasana diskusi
- Dalam memberikan tanggapan selalu bersifat obyektif
Syarat-Syarat Peserta diskusi yang Baik
- Memenuhi aturan main diskusi
- Memahami dan menguasai materi diskusi
- Aktif mengembangkan buah pikiran
- Menghargai pendapat orang lain
- Menghindari fifat emosional
- Berbicara dengan sopan dan jelas serta tidak berbelit-belit
- Tidak takut dikritik dan berani melontarkan pikiran
- Berani berpendapat dan berbicara dengan terbuka.
- Aktif dari awal hingga selesai
- Tidak mengecewakan orang lain
Tata Pelaksanaannya
Dalam pelaksanaan diskusi kelompok, beberapa orang bertukar pikiran tentang masalah khusus untuk mencari pemecahannya. Masalah yang yang didiskusikan harus dirumuskan sebaik-baiknya sehingga terbatas pada masalah yang kongkrit sehingga tidak ada beberapa masalah yang dibahas berulang-ulang atau timpang tindih.
Seperti pada cara mengemukakan pendapat dalam diskusi berikut:
- Menggunakan bahasa yang baik, logis dan masuk akal.
- Harus langsung mengena pada pokok persolan.
- Menghilangkan rasa emosional dan jangan memaksakan kehendak pendapanya harus diterima.
- Materi pembicaraaan jangan menjatuhkan orang lain atau menjelekkan orang lain.
- Dalam mengemukakan pendapat merupan solusi bukan menambah permasalahan.
Berikut contoh kata yang dapat digunakan untuk menyangga pendapat yang baik:
- Kurang sependapat
- Kurang dapat diterima
- Perlu ditinjau kembali
- Belum sesui dengan pokok permasalahan
- Kurang sesuai
- Mungkin ada pendapat yang lain
Berikut contoh kata yang dapat digunakan untuk menerima pendapat yang baik:
- Pendapat anda sesuai dengan tujuan
- Saya setuju
- Pendapat anda sangat bagus
- Pendapat anda obyektif
- Pendapat anda merupakan solusi terbaik
Tugas-Tugas Pelaku Diskusi:
Dalam setiap pelaksanaan diskusi pelaku diskusi harus sudah mengetahui tugas tugas yang harus dilaksanakan. Adapun tugas-tugas yang dimaksud sebagai berikut:
- Pemimpin/Ketua diskusi (moderator)
- Menyiapkan rangkuman pokok masalah yang hendak didiskusikan.
- Membuka diskusi
- Menjelaskan tujuan atau maksud diskusi
- Menyebutkan masalah-masalah yang akan didiskusikan serta menjelaskan tatacara berdiskusi.
- Mengendalikan dan mengatur jalannya diskusi agar tetap berjalan dengan baik, hidup, efisien, dan efektif.
- Memberikan stimulasi, anjuran, ajakan, agar setiap peserta ikut ambil bagian dalam diskusi.
- Bersikap obyektif dalam mengambil setiap keputusan, sesuai dengan keputusan secara umum.
- Membuat rangkuman dan menyimpulkan hasil diskusi
- Menutup diskusi.
- Peserta Diskusi
- Mempersiapkan materi sebelum diskusi berlangsung.
- Ikut secara aktif dalam membahas masalah-masalah yang dibahas.
- Bertanggung jawab terhadap proses dan hasil diskusi.
- Menunjukkan solidaritas dan partisipasi
- Menjaga suasana yang nyaman dan segar
- Membuat beberapa usul, sugesti, saran, pendapat dan informasi
- Meminta pendapat dan informasi, mengajukan pertanyaan atau dasar pemikiran, serta mengajukan keberatan dan mengajukan contoh serta bukti. Mengusulkan kesimpulan dan memusatkan perhatian dalam diskusi.
Memanfaatkan Persiapan Diskusi
Ada beberapa persiapan yang dapat dimanfaatkan untuk berdiskusi, hal-hal yang perlu diperhatikan sebagai berikut:
- Makna Diskusi; proses berlangsungnya suatu pembicaraan dua orang atau lebih yang membahas suatu masalah. Atau suatu perundingan untuk bertukar pikiran tentang suatu masalah.
- Tujuanya untuk memahami suatu masalah, menemukan sebab, dan mencari jalan keluar serta pemecahannya.
- Pelaksanaannya bias dua orang atau orang banyak
- Dalam diskusi selalu diwarnai adanya Tanya jawab yang aktif dan hidup kelansungan diskusi yang baik ditangan peserta yang aktif dan moderator yang bijaksana
- Diskusi merupakan kegiatan kerja sama atau aktifitas yang harus dipatuhi semua anggota
- Adanya saling ketergantungan dari semua anggota dalam memecahkan masalah, maka satu diantaranya harus ditunjuk sebagai ketua
Yang perlu disiapkan : tempat, undangan, pesta, nara sumber, dan organisasi diskusi (misalnya ketua, panitia pengarah, staf pembantu ketua, peserta, panitia, pengarah, dan ketua pertemuan)
- Tugas ketua / pemimpin diskusi :
- Menjelaskan dan maksud diskusi
- Menjamin kelangsungan diskusi secara teratur dan tertib
- Memberikan stimulasi, anjuran, ajakan, agar setiap peserta diskusi ikut ambil bagian dalam diskusi
- Menyimpulkan dan merumuskan setiap pembicaraan untuk digunakan bembuat kesimpulan diskusi
- Membuat laporan diskusi
- Tugas dan sikap peserta diskusi yang baik :
- Menunjukkan solidaritas dan partisipasi
- Menjaga suasana yang nyaman dan segar
- Membuat beberapa usul, sugesti, saran, pendapat dan informasi
- Meminta pendapat dan informasi, mengajukan pertanyaan atau dasar pemikiran, serta mengajukan keberatan dan mengajukan contoh serta bukti
- Mengusulkan kesimpulan dan memusatkan perhatian dalam diskusi
Mengungkapkan pikiran dalam diskusi
Mengungkapkan pikiran, pendapat, gagasan, tanggapan, dan perasaan dalam suatu forum diskusi, harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
- Menggunakan bahasa yang baik dan benar serta berbicara melalui moderator
- Tidak berbelit-belit tetapi langsung pada pokok permasalahannya
- Bersikap sopan, biasa dan tidak dibuat-buat
- Jelas dalam memberikan tanggapan, gagasan, pendapat dan perasaan
- Jujur tidak memihak dalam memberikan alasan harus masuk akal bila perlu menggunakan bukti.
- Menyampaikanya secara logis dan sistematis, mudah diterima, dan tidak emosional dalam menyampaikan pendapat.
- Tidak mencemooh, mengejek, merendahkan, menghina, menyinggung perasaan orang lain serta menghindarkan diri dari sifat renda diri, tinggi hati, merendahkan orang lain, apriori, dan prasangka buruk terhadap peserta diskusi.
- Memberikan tanggapan berupa solusi terhadap materi bukan membicarakan masalah atau kekurangan orang tegas menolak dan menerima pendapat orang lain dan memenuhi etika pelaksanaan diskusi.
Menulis laporan hasil diskusi
Menulis hasil diskusi perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
- Laporan berisi fakta bukan opini.
- Berisi rangkuman atau ringkasan tentang jalannya diskusi
- Melaporkan semua kegiatan yang dilaksanakan oleh pembaca, peserta, dan pemimpin diskusi sampai pada kesimpulan atau hasil diskusi.
- Obyektif menggunakan bahasa baku,benar singkat tetapi ditulis secara menyeluruh.
Melaporkan prosesi diskusi secara lengkap yang meliputi:
- Pembukaan oleh pemimpin
- Penguraian makalah oleh pembaca
- Proses bertanggapan dan berdiskusi
- Pemeriksaan kerja kelompok
- Penyimpanan hasil tim diskusi
- Penyampaian hasil diskusi
Agar pelaksanaan diskusi atau seminar berjalan dengan baik, maka hendaknya peserta diskusi maupun dari penonton diskusi dilibatkan dalam penulisan hasil seminar. Untuk itu seorang penyaji harus mempersiapkan format hasil laporan sehingga baik peserta diskusi maupun penonton dapan berperan secara aktif mengikuti jalannya diskusi/seminar.
Langkah-Langkah Diskusi:
- Mempersiapkan diskusi : tema, sumber materi yang diperlukan, peserta, moderator, ketua, tempat yang memadai untuk peserta dan penonton,
- Melaksanakan diskusi dengan membahas permasalahan yang dihadap.
- Membicarakan penyebab terjadinya masalah
- Membicarakan kemungkinan-keungkinan pemecahannya
- Mempertimbangkan baik buruknya setiap pemecahan yang akan diputuskan
- Memilih pemecahan yan terbaik dari yang baik dan menguntungkan.
- Memutuskan dengan hasil yang telah disepakati
- Menutup diskusi dengan baik tanpa meninggalkan kesan yang melukai perasaan seluruh yang hadir.
Unsur-Unsur yang Menentukan Keberhasilan Diskusi:
- Unsur Manusia
- Pemimpin atau Moderator, yang mengatur dan mengendalikan jalannya diskusi
- Pemasaran atau penyaji, bertugas menyampaikan pembahasan utama dengan sistematis,mudah dipahami, tidak menyinggung peserta, bersikap terbuka dan objektif dalam meninjau permasalahan.
- Sekretaris atau notulen, yang mencatat jalannya diskusi
- Peserta diskusi, yang berperan aktif mengikuti jalannya diskusi dan menciptakan suasana kondusif serta menghargai orang lain.
- Unsur Materi ( Tema atau topik yang dibahas)
- Unsur Fasilitas ( tempat atau semua peralatan yang diperlukan )
Menyusun Rangkuman Diskusi
Rangkuman ini biasanya ditulis oleh seseorang yang bertugas sebagai sekretaris. Secara lengkap tugas sekretaris adalah sebagai berikut:
- Mencatat nama peserta dan pernyataan yang disampaikan. Pernyataan bisa berupa gagasan, pendapat, pertanyaan, tanggapan, dan usulan. Penulisannya tidak perlu terlalu lengkap, cukup yang pokok-pokok saja.
- Mencatat hal-hal khusus yang timbul dalam diskusi. Misalnya ada masalah baru yang muncul dalam jalannya diskusi yang justru mendapat perhatian besar dari peserta.
- Membuat kesimpulan sementara hasil diskusi.
Membuat laporan lengkap hasil diskusi.
Unsur-unsur laporan diskusi pada umumnya terdiri dari:
- Latar belakang penyelenggaraan diskusi
- Tema diskusi
- Tujuan diskusi
- Waktu dan tempat diskusi
- Daftar dan keterangan tentang panelis
- Peserta/partisipan
- Susunan acara (pengantar diskusi, tanya jawab, penyimpulan, penutup) dan rangkuman
